Obowiązek przygotowania dokumentacji podatkowej dotyczy transakcji między podmiotami powiązanymi w sytuacji, kiedy całkowita kwota świadczeń wymagalnych w roku podatkowym (jej równowartość) bądź suma rzeczywiście zapłacona związana z warunkami danej umowy przekracza kwotę w wysokości 30 000, 50 000 lub 100 000 euro. W rezultacie, jeśli transakcje powiązane przekroczą wyżej wymienione limity, podatnik będzie zobowiązany do przygotowania dokumentacji podatkowej.
Dodatkowo dokumentacja powinna zostać również sporządzona w momencie gdy całkowita kwota lub jej równowartość wynikająca z warunków zawartej umowy bądź rzeczywiście zapłacona suma wymagalnych świadczeń w jednym roku podatkowym przekracza 20 000 euro, w przypadku transakcji dokonywanej pośrednio lub bezpośrednio na rzecz podmiotów będących rezydentami państw stosujących szkodliwą konkurencję podatkową.
Transakcje z podmiotami powiązanymi, jeśli przekroczą ustawowe limity, muszą być odpowiednio dokumentowane, bez względu na to, czego transakcja dotyczy oraz jaki kapitał zakładowy posiadają przedsiębiorstwa.
Dokumentacja podmiotów powiązanych – co powinna zawierać?
Dokumentacja podmiotów powiązanych powinna zawierać informacje o wszystkich dokonywanych transakcjach, w szczególności jeśli ich łączna kwota przekracza w skali roku równowartość kwot 30 000, 50 000 lub 100 000 euro.
Dokumentacja ta nie może zatem ograniczać się wyłącznie do transakcji, które były zawierane już po przekroczeniu wyżej wymienionych progów kwotowych, ale zawierać także i te, które mieściły się w tych sumach. Wartości wyrażone w euro należy przeliczyć na walutę polską po kursie ogłaszanym przez Narodowy Bank Polski obowiązującym w ostatnim dniu roku podatkowego poprzedzającego rok podatkowy, w którym została dokonana transakcja z podmiotem powiązanym wymagająca dokumentacji.
Prawidłowo sporządzona dokumentacja podatkowa podmiotów powiązanych powinna zawierać następujące elementy:
- funkcje (uwzględniające użyte aktywa i podejmowane ryzyko) pełnione przez uczestników transakcji,
- koszty związane z transakcją oraz warunki jej zapłaty,
- metodę i sposób kalkulacji zysków,
- cenę przedmiotu transakcji,
- strategię gospodarczą,
- inne czynniki mające wpływ na wartość przedmiotu transakcji,
- oczekiwane korzyści w przypadku świadczeń o charakterze niematerialnym.
Podatnik powinien przedstawić wszystkie zgromadzone dowody w formie dokumentów, które świadczą o przyjętej metodzie określenia ceny w zrealizowanych transakcjach. Dokumentując transakcje zawierane z podmiotem powiązanym (niezależnie od tego, czy ich przedmiotem jest zakup, sprzedaż towarów bądź świadczenie usług) polski podatnik powinien zgromadzić również m.in.:
- pisemną umowę potwierdzającą warunki zrealizowanej transakcji,
- dokumenty dowodzące uzyskanie bądź dokonanie zapłaty.